ჩემი სამუშაო დღის განმავლობაში ვმუშაობ კომუნიკაციებში, ძირითადად, არაკომერციულ ორგანიზაციებთან. იმ ნაწარმოების ნაწილი, რომელიც მე ვაკეთებ, გულისხმობს, რომ ჩვენ გვაქვს სტრატეგია, როგორც შიდა, ასევე გარე კომუნიკაციებისთვის. ეს ასევე მოიცავს ოფისის გადაადგილების გეგმის შემუშავებას , რომელიც ჩემი ამჟამინდელი ორგანიზაცია გეგმავს მომდევნო ექვსი თვის განმავლობაში განახორციელოს.
მიუხედავად იმისა, რომ თქვენ ფიქრობთ, რომ არსებობს ძალიან ბევრი ნაბიჯი დაგეგმვა ოფისში ნაბიჯი, რომ თქვენ არ გაქვთ დრო, რომ კი განიხილოს კომუნიკაციები, ნამდვილად უნდა მიიღოს დღეში ან ორი შექმნათ ფირმა სტრატეგია, რომელიც შეინარჩუნებს ორივე თანამშრომლები და კლიენტებს იცის მომავალი ცვლილებების შესახებ .
დავიწყოთ თანამშრომლები, რადგან ისინი პირდაპირ გავლენას ახდენენ ნაბიჯი .
შიდა კომუნიკაციები უნდა შეიცავდეს ამ ძირითად შეტყობინებებს:
- მკაფიო ვადები: დარწმუნდით, რომ ყველა ნაბიჯი გადადგათ ნაბიჯზე, ასე რომ ყველამ იცის, რა ელის და როდის.
- შეფუთვა ინსტრუქცია: უზრუნველყოს პერსონალის მითითებები, თუ როგორ უნდა ჩაალაგე მათი ოფისები ან cubicles ნაბიჯი. ეს უნდა შეიცავდეს სად უნდა მიიღონ შეფუთვის მასალები , რაც პასუხისმგებელია შეფუთვაზე და ვადები.
- ნებისმიერი ოფისის დახურვის შესახებ დამატებითი შეტყობინება: მოძრაობის დროს თქვენ უნდა დაიხუროს ოფისი, რათა უზრუნველყოს საოფისე ტექნიკისა და ავეჯის გადატანის საბოლოო შეფუთვა. დარწმუნდით, რომ თქვენი თანამშრომლები იცოდნენ ამ თარიღების შესახებ და თუ როგორ და როგორ გაგრძელდება ბიზნესი ამ ნაბიჯზე და როგორ იმოქმედებს მათი სამუშაო გრაფიკი და დატვირთვა.
- ახალი საოფისე გეგმა: თანამშრომლებს უნდა იცოდნენ ადრეული რა ახალი სივრცე გამოიყურება და როგორ იქნება ოფისები შეიქმნება. მათ ჯერ კიდევ აქვთ საკუთარი სივრცე, ან ახლა ისინი იყვნენ კაბინაში ან ღია სართულზე? დარწმუნდით, რომ თქვენ შექმნით გზას, რათა შეიმუშაონ თანამშრომლები, როგორ შეიძლება მათი სამუშაო სივრცე შეცვალოს.
- ახალი ადგილმდებარეობა, პარკირების და სავალდებულო პარამეტრები: პერსონალის უზრუნველყოფა ყველა ინფორმაცია, რომელსაც ისინი სჭირდებათ ახალ ადგილას, რათა მათ ახალი სივრცეში ტრანსპორტირება მოახდინონ.
მას შემდეგ, რაც თქვენ განისაზღვრა ყველა ძირითადი მესიჯი, თქვენ უნდა დადგინდეს, თუ როგორ უნდა გადმოგცეთ ეს შეტყობინებები. მეთოდით გამოყენებული მეთოდი უნდა გადაწყდეს ტიპის წერილის მიხედვით.
მაგალითად, დროდადრო ადვილად მიწოდება თქვენი კომპანიის ინტრანეტის მეშვეობით; ხოლო ოფისის დახურვა შეიძლება იყოს საუკეთესო დასწრება პერსონალის სხდომაზე, რათა დასმულ კითხვებზე პასუხის გაცემა და პასუხების გაცემა.
მიზნები კომუნიკაციის მიზნებისთვის:
- ინტრანეტი: იმ კომპანიებისთვის ან ორგანიზაციებისთვის, რომლებსაც აქვთ ინტრანეტი, ეს ჩვეულებრივ საუკეთესო გზავნილების საუკეთესო პლატფორმაა. ეს საშუალებას იძლევა ადვილად განახლებები ფაილი და ინფორმაცია, რომელიც აღწევს ყველა თანამშრომელს.
- პიროვნული შეხვედრები: არ აქვს მნიშვნელობა, რა გზავნილია, კადრების შეხვედრები კარგი ადგილია განცხადებების გაკეთებისა და პერსონალისთვის სრული დისკუსიის შანსი თქვენ ასევე შეგიძლიათ გამოიყენოთ შეხვედრის დრო, რათა გადაემოწმებინათ ინფორმაცია, რის შესახებაც თანამშრომლებმა იციან, რომ ინფორმირებული იქნება.
- ელფოსტა: ელ-ფოსტა ადვილია, ეს არ არის საუკეთესო საშუალება ინფორმაციის გადასაღებად. თქვენ არ გსურთ ამდენი ელ.ფოსტის გამოგზავნა, რომ ადამიანები ვერ პოულობენ ინფორმაციას, როდესაც მათ სჭირდებათ. თუ ელ.ფოსტას იყენებთ, დარწმუნდით, რომ მხოლოდ ის გამოიყენეთ იმისათვის, რომ ადამიანებმა იციან, სად შეიძლება მიიღონ ინფორმაცია.
- საერთო ფოლდერები : თუ თქვენ არ გაქვთ ინტრანეტი, მაშინ შექმენით საერთო საქაღალდე ქსელის დისკზე, რომ ყველას შეუძლია ისარგებლოს შემდეგი საუკეთესო საშუალება, რომ შეინახოს ინფორმაცია, რომლითაც გსურთ ხალხის წვდომა.
- ბიულეტენი: ფიზიკური სივრცე, სადაც ინფორმაციის გამოქვეყნებაა, დიდი საქმეა. არა მარტო ხალხს შეამოწმებს ის ხშირად, ის ასევე უზრუნველყოფს იმ ადგილს, სადაც ადამიანებს შეუძლიათ შეკრიბონ და განიხილონ თავიანთი შეშფოთება.